Персонифицированный учет касается юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, у которых есть наемные работники. Этот отчет предоставляется наряду с СЗВ по стажу и ИСХ. Порядок предоставления отчетности ежегодно меняется. Далее рассмотрим положения за 2022 год.
Определение персонифицированного учета
Другое название персонифицированного учета – индивидуальный учет. Под этим термином подразумевается предоставление в ПФР сведений о работодателе и о наемном работнике. Сведения определяют страховую и накопительную часть отчислений работодателя. Предварительно наемные работники должны быть зарегистрированы в ПФР. Осуществление регистрации и предоставление отчетов находится в компетенции работодателя. Такой порядок установлен специальным Федеральным законом и перечнем других нормативных документов.
Порядок ведения и предоставления сведений персонифицированного учета
Отчеты отражаются в форме бланка РСВ-1. В нем указываются взносы в ПФР с каждой начисленной заработной платы работника. В бланк вносится информация о работодателе и о работнике. Работодатель предоставляет о себе следующие данные:
- Название субъекта;
- Адрес по юридическим документам;
- Коды ИНН, ОКАТО, ОГРН;
- КПП;
- Контактные данные организации;
- Инициалы руководителя и главбуха;
- Свидетельство о постановлении на учет в ПФР.
Информация о работнике содержит следующие сведения:
- Инициалы;
- СНИЛС;
- Адреса: по месту прописки и фактический;
- Паспортные данные;
- Фактически отработанный объем времени;
- Длительность отпусков;
- Длительность больничных;
- Декретный отпуск – при наличии;
- Объем начисленной заработной платы за период отчетности;
- Сумма страхового и накопительного начисления.
Данные работников могут меняться в связи с изменением места жительства, в связи с переходом на новую должность. Также могут меняться фамилии вследствие заключения брака или оформления развода. Следить за этими изменениями и своевременно вносить в отчеты – это тоже обязанность работодателя.
Для отчета работодатель или бухгалтер должен произвести расчеты по нескольким пунктам. Эта часть вносится в базу данных контролирующих органов. В данном случае это ПФР и ИФНС. Расчеты должны производиться по следующим пунктам:
- Суммы начислений по взносам в ПФР и по накопительной части;
- Выплаты по больничным, по декретным и административным отпускам, премии и другие доплаты;
- Выплаты за счет федерального бюджета;
- Персональные сведения работника и его кодовые инициалы.
До 2017 года отчет сдавался только в ПФР 4 раза в год. С 2017 года часть задач по формированию пенсий передана ФНС. Поэтому субъекты отчитываются перед двумя органами: в ИФНС и в ПФР.
Есть правила по способу сдачи. Если количество сотрудников на предприятии меньше 25 человек, то отчеты сдаются в бумажном виде. Если взносы начисляются на 25 или более работников, то отчеты следует сдавать электроно.